Раздел 1. Общая характеристика бухгалтерской службы организации
1.1. Структура бухгалтерской службы и должностные обязанности работников
Организационная структура бухгалтерской службы ООО ПК «ВентКомплекс» является централизованной. Отдел бухгалтерии состоит из главного бухгалтера и подчиненного бухгалтера.
Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости главному бухгалтеру.
Должностные обязанности бухгалтера заключаются в следующем:
— осуществлять контроль за работой по ведению бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций;
— участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов;
— по согласованию с главным бухгалтером и с разрешения директора предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов;
— участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации;
— готовить данные для составления бухгалтерской и налоговой отчетности;
— следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
— участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчетов и обязательств;
— выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
— участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.
1.2. Схема ведения документооборота и состав первичной документации
Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами (таблица 1).
Таблица 1. Движение документооборота
Вид документов Количество документов, шт. Разница
2018 г. 2019 г.
Исходящие 509875 647443 +137568
Входящие 89233 135512 +46279
Внутренние 23109 47936 +24827
ЭДО В том числе: 14247 25938 +11691
Исходящие 8549 13964 +5415
Входящие 5698 11974 +6276
Работа ведется с тремя типами документов: Входящие; Исходящие; Внутренние. На ООО ПК «ВентКомплекс» к исходящим документам относят документы реализации (товарные накладные, счета-фактуры), возвраты исходящие, акты выполненных работ, кассовые документы, акты сверок и т.п. Количество документов растет с каждым годом, что и показано в таблице.
К входящим документам – возвраты, поступления товаров и услуг, кассовые документы и т.п., их количество в 2019 г. также не уменьшается, соответственно увеличилось количество и внутренних документов. К ним относят положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции, договоры и многие другие документы.
Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:
— документ по учетной политике предприятия;
— утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
— перки документооборота;
— утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
— утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат, первичные документы.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными форма ми первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:
КО — 1 «Приходный кассовый ордер» — применяется для оформления поступления наличных де нег в кассу организации;
КО — 2 «Ра сходный кассовый ордер» — применяется для оформления выдачи наличных де не г из кассы организации;
КО — 3 » Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» — применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых орде ров или заменяющих их документов;
КО — 4 » Кассовая книга » — применяется для учета поступлений и выдача на личных де не г организации в кассе;
КО — 5 «Книга учета принятых и выданных кассиром де нежных средств» — применяется для учета де не г, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу.
Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Феде рации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34 и соде ржа т следующие реквизиты:
— наименование документа (формы);
— код формы;
— дата составления документа ;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
— наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность е е оформления;
— личные подписи этих работников и их расшифровки.
Документы заполняются в одном экземпляре , четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере . Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.
1.3. Особенности информационной системы, используемой для ведения бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет в организации ведется с помощью автоматизированной формы учета. Используется программа 1С: Бухгалтерия 8.3. Все операции в бухгалтерском учете ведутся с помощью данной программы.
Данная система наиболее существеннее и полезней для пользователей. Для нее характерна логичная изящность и простота в использовании, она имеет удобную систему сервисов и достаточно большая скорость написания кодов и вместе с этим ее гибкость. В целом можно говорить об очевидных преимуществах программы «1С – Бухгалтерия 8» так как ее использование помогает с легкостью справиться с обработкой данных и с ее сопровождением легче отслеживать документооборот и руководить организацией.
1.4. Рабочий план счетов организации
ООО ПК «ВентКомплекс» ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с действующим планом счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов содержит синтетические и аналитические счета, а также перечень забалансовых счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. Рабочий план счетов формируется в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета коммерческой и финансовой деятельности, имущественного и финансового положения общества, а также исходя из необходимости отражения фактов хозяйственной деятельности для дальнейшего планирования, анализа и контроля, своевременной отчетности по источникам финансирования, по группам затрат. Рабочий план счетов ООО ПК «ВентКомплекс» представлен в таблице 2.
Таблица 2 – Рабочий план счетов ООО ПК «ВентКомплекс»
Счет Субсчет Название
01 11 Земельные участки в эксплуатации
01 21 Здания и сооружения в эксплуатации
01 31 Машины, оборудование в эксплуатации
01 41 Прочие основные средства в эксплуатации
03 10 Доходные вложения
03 20 Доходные вложения (выбытие)
04 01 Нематериальные активы
19 10 НДС при приобретении основных средств
19 20 НДС по приобретенным нематериальным активам
19 30 НДС по приобретенным материальным запасам
20 00 Основное производство
25 00 Общепроизводственные расходы
26 00 Общехозяйственные расходы
41 10 Товары на складе
42 10 Торговая наценка (товары на складе)
42 20 Торговая наценка (товары отгруженные)
43 00 Готовая продукция
44 00 Расходы на продажу
50 10 Касса (в рублях)
50 20 Касса (в валюте)
51 00 Расчетный счет
60 10 Расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные внеоборотные активы
60 20 Расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные материальные ценности
60 30 Расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные товары
60 40 Расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные работы (услуги)
67 10 Расчеты по долгосрочным банковским кредитам
67 20 Расчеты по прочим долгосрочным кредитам и займам
68 10 Расчеты по налогу на прибыль
68 20 Расчеты по НДС
84 00 Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
90 11 Выручка от реализации готовой продукции
90 12 Выручка от реализации работ, услуг
90 13 Выручка от реализации товаров
90 21 Себестоимость реализованной готовой продукции
90 22 Себестоимость реализованных работ (услуг)
90 23 Себестоимость реализованных товаров
90 30 НДС
91 13 Прочие доходы
99 00 Прибыли и убытки
1.5. Порядок проведения инвентаризации в организации
Рассмотрим порядок проведения инвентаризации в ООО ПК «ВентКомплекс», которая проходила с 31.12.2019 по 20.01.2020. Инвентаризацию проводит созданная приказом директора инвентаризационная комиссия два раза в год.
В ООО «ВентКомплекс» была проведена инвентаризация основных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами.
В ходе инвентаризации основных средств проверялись счет 01 «Основные средства», счет 02 «Амортизация основных средств».
До начала инвентаризации были проверены документы, имеющие непосредственное отношение к основным средствам.
Инвентаризационная комиссия проверила следующие первичные документы:
а) наличие и состояние инвентарных карточек;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) на основные средства, сданные или принятые организаций в аренду или на хранение, проверялось наличие договоров и документов на передачу основного средства, каличие свидетельства о государственной регистрации аренды (по договорам, заключенным на срок более одного года); наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек открытых арендатором;
г) инвентаризационная комиссия произвела осмотр каждого объекта и занесла данные в инвентаризационную опись:
— полное наименование;
— назначение;
— инвентарный номер;
— основные технические и эксплуатационные показатели.
Инвентаризационной комиссией была проверена правильность заполнения инвентарных карточек: дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования; способ начисления амортизации; индивидуальные особенности объекта, сведения о реконструкции, о достройке, о дооборудовании, о модернизации, о переоценке.
Кроме того, инвентаризационная комиссия проверила правильность определения срока полезного использования, в течение которого будет эксплуатироваться обьект основных средств и приносить экономическую выгоду (доход).
Отсутствующих документов в ходе инвентаризации выявлено не было.
Инвентаризационная опись составлена на основные средства, учтенные на счету 01 «Основные средства».
Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.
Основные средства были внесены в инвентарную опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта.
В балансе основные средства отражаются по остаточной стоимости, а в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, которую сформировали на основании ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Поэтому, при проведении инвентаризации уделялост внимание на определение остаточной (восстановительной) стоимости основных средств и начисленной амортизации.
При этом инвентаризационной комиссией было проверено:
— правильность определения срока полезного использования объекта;
— соответствие применяемых способов начисления амортизации по основным средствам, указанным в учетной политике организации;
— правильность определения месяца, с которого началось начисление амортизации;
— правильность расчета сумм амортизационных отчислений и их отражение в учете;
— не было ли случаев начисления амортизауции по объектам основных средств, по которым амортизация не начисляется.
По результатам инвентаризации основных средств, отклонений выявлено не было, следовательно, сличительная ведомость не составлялась.
Сам приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказа о проведении инвентаризации, а затем вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации члены комиссии проверяют, все ли документы по инвентаризируемому объекту учета обработаны и записаны на счетах бухгалтерского учета.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Факт сдачи документов удостоверяется распиской материально ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, принятые им к материальной ответственности, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей и основных средств записываются в инвентаризационные описи. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Затем заполняется инвентаризационная опись, где сверяется фактическое наличие основных средств и ТМЦ с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационные описи заполнены в данном случае с использованием средств вычислительной техники, но могут заполняться и вручную. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Таким образом, на данном этапе инвентаризации созданная комиссия по проведению инвентаризации собирает необходимые данные по наличию или недостатку имущества и далее оформляет их, составляя необходимые документы.
После того, как инвентаризационные описи заполнены, все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица подписывают ее, а затем сдают в бухгалтерию, где их проверяют, а затем сравнивают с данными бухгалтерского учета и отчетности.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссий имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях — на финансовые результаты; в некоммерческих — на увеличение доходов. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по Годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация, проводимая в ООО ПК «ВентКомплекс» с 31.12.2019 по 16.01.2020 года не выявила излишков и недостач, сличительную ведомость не составляют.
Исходя из проведенного анализа и результатов по документам, составленным в ходе проведения инвентаризации, можно сделать вывод, что организация обладает устойчивым состоянием и способна продолжать свою деятельность.
Остальные части данного отчета по практике: