Глава 3. Механизм реализации системы закупок в бюджетном учреждении
Бюджетное учреждение осуществляет деятельность, связанную с выполнением работ, оказанием услуг, относящихся к его основным видам деятельности (в обязательном порядке указанным в учредительных документах) в соответствии с государственным (муниципальным) заданием, от выполнения которого оно не вправе отказаться. Финансовое обеспечение выполнения этого задания осуществляется в виде субсидий из соответствующего бюджета.
В соответствии с частью 1 статьи 15 Закона о контрактной системе для государственных и муниципальных нужд бюджетные учреждения, осуществляющие закупки, являются заказчиками. Закупки проводятся для обеспечения потребностей в товарах, работах, услугах соответствующих бюджетных учреждений. Система государственных закупок основана на специальном порядке размещения заказов для удовлетворения государственных, муниципальных нужд и нужд бюджетных учреждений.
На рисунке 2 предлагается рассмотреть этапы механизма реализации системы закупок в бюджетных учреждениях.
Рисунок 2 — Этапы механизма реализации системы закупок в бюджетных учреждениях
1) Определение целесообразности закупок для государственных и муниципальных нужд состоит из следующих этапов:
• сбор, обработка и консолидация заявок подведомственных учреждений на медицинские изделия, используемые в медицинских целях, услуги для обеспечения деятельности медицинских организаций в целях осуществления централизованных закупок и закупок в форме совместных конкурсов и аукционов мониторинга потребностей подведомственных учреждений;
• реализация процедур деятельности комиссий по рассмотрению заявок на целесообразность закупки;
• планирование, реализация и контроль проведения централизованных закупок и закупок в форме совместных конкурсов и аукционов сети здравоохранения.
Прежде чем приобретать медицинское оборудование, нужное учреждению здравоохранения, необходимо определить степень первоочередности и необходимости закупок. При таком определении целесообразно придерживаться следующих общих принципов:
• отсутствие указанного медицинского оборудования угрожает жизни пациента;
• наличие указанного оборудования повышает качество ухода, диагностики и лечения.
Также стоит принять во внимание в порядке убывания их важности следующие категории:
• мелкое, недорогое оборудование, необходимое для ухода за пациентами;
• ремонт имеющегося крупного оборудования;
• замена вышедшего из строя крупного медицинского оборудования;
• закупка крупного оборудования, которого прежде в медицинском учреждении не было.
2) Планирование закупки.
Закупки формируются заказчиками исходя из фактически имеющихся ресурсов, и делается это в начале финансового года, с регулированием под доведенные лимиты бюджетных обязательств и по определенным статьям финансирования.
В ходе планирования закупки формируются ассигнования под конкретные нужды заказчиков.
Планирование необходимо осуществлять заблаговременно.
План закупок – это реестр потребностей, перечень товаров, работ и услуг, которые заказчик планирует закупить в следующем календарном году.
План закупок представляет собой документ, который позволяет информировать соответствующие органы власти о намерении государственных заказчиков в последующем году приобрести определенные товары, работы, услуги в пределах, выделенных на эти цели средств бюджета.
Правила и форма для подготовки плана закупок установлена Постановлением Правительства РФ. Заказчик обязательно должен указать планируемый период публикации извещения о закупке и срок исполнения контракта. Описывать в плане различные этапы исполнения контракт не требуется.
Сроки планирования и подготовки плана закупки заказчик может устанавливать самостоятельно, но период планирования не должен быть менее одного года. План закупок составляется на основании заявок, предоставляемых в отдел экономики и права всеми структурными подразделениями Филиала. Те закупки, которые не были предусмотрены заявками начальников отделов, не входят в план закупок и не смогут быть осуществлены в течение года.
В плане закупок должны быть отражены следующие сведения:
• наименование, адрес местонахождения, телефон и адрес электронной почты Заказчика;
• порядковый номер, который формируется последовательно с начала года;
• предмет договора с указанием идентификационного кода закупки в соответствии с одним из классификаторов, которые у нас применяются;
• минимально необходимые требования, предъявляемые к закупаемым товарам, предусмотренные договором, включая функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики предмета договора, позволяющие идентифицировать закупаемую продукцию;
• единицы измерения закупаемых товаров, работ и услуг и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕЙ);
• сведения о количестве (объеме) закупаемых товаров, услуг и работ в натуральном выражении;
• регион поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг и код по Общероссийскому классификатору объектов административно- территориального деления;
• сведения о начальной (максимальной) цене договора;
• планируемая дата или период размещения извещения о закупке (год, месяц);
• срок исполнения договора (месяц, год);
• способ закупки.
Планирование закупок заключается в подготовке технических заданий для целей государственных закупок для медицинских бюджетных учреждений.
На рисунке 3 представлена схема процесса подготовки технических заданий для целей закупок. Бюджетному учреждению (как и автономному) формируется государственное (муниципальное) задание, от выполнения которого оно не вправе отказаться. Под сформированное задание выделяются бюджетные субсидии. При этом бюджетное учреждение самостоятельно определяют направления расходования средств таких субсидий, неся при этом ответственность за своевременное и полное исполнение заданий учредителя.
Рисунок 3 — Схема процесса подготовки технических заданий для целей закупок
С целью оптимизации заказа медицинских материалов, в том числе при централизованных закупках, часто используется автоматизированная система заказа. Определены следующие требования к системе. Система должна быть проста в использовании для лиц, формирующих заявки, и удобна для анализа специалистами, обрабатывающими данные заявки. Систему реализуется на основе базы данных с дистанционным доступом через сайт в сети интернет. Алгоритм заполнения заявки реализован в двух вариантах:
1) Через интерактивного помощника в формировании заявки;
2) По известным каталожным номерам продукции конкретного производителя. Интерактивный помощник позволяет сформировать заявку на реагенты для определенного прибора с учетом необходимого количества тестов для пациентов и рассчитанный на определенный период работы медицинского учреждения.
1) Проведение закупок.
Процесс проведения закупок содержит в себе следующие элементы: определение стейкхолдеров, заключение контракта, реализация процесса закупки. На рисунке 4 изображен этап проведения закупок.
Рисунок 4 — Этап проведения закупок в механизме реализации системы закупок в бюджетных учреждениях
После получения технического задания отдел организации размещения государственных заказов начинает вести поиски поставщиков, которые могут обеспечить Центр требуемой закупкой, с помощью запросов (способы: телефонная связь, электронная переписка, личная встреча).
После того, как отдел организации размещения государственных заказов выбрал поставщиков, которые осуществляют поставку требуемой закупки, производится расчет оценки поставщиков.
Оценку поставщиков при закупках малого объема осуществляет специалист отдела организации размещения государственных заказов.
Прежде чем приступить к расчету оценки, следует определить, на основании каких критериев будет приниматься решение о предпочтительности того или иного поставщика. В качестве таковых критериев могут быть использованы:
• Цена продукции;
• Качество продукции;
• Срок годности;
• Гарантийный срок;
• Опыт работы компании на рынке;
• Качество обслуживания покупателей;
• Надежность поставок, в том числе соблюдение графика поставок;
• Географическое расположение поставщика;
• Финансовая стабильность и финансовые условия;
• Конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;
• Уровень затрат на доставку и хранение товара;
• Возможность длительного партнерства в бизнесе;
• Готовность к поставке;
• Гибкость поставки;
• Информационная готовность;
• Упаковка продукции;
• Дополнительные услуги;
• Порядок удовлетворения рекламаций.
4) Следующим этапом решения задачи выбора поставщика является их оценка по критериям, согласно специфике закупки, требованиям ответственного лица, предоставляющего техническое задание по данной закупке, финансовой возможности для оплаты закупки.
Сначала необходимо оценить каждого из поставщиков по десятибалльной системе, которые проставляются по значимости каждого из выбранных критериев, а затем умножить вес критерия на оценку.
Оценка поставщиков определяется суммированием произведений веса критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитав оценку разных поставщиков и сравнив полученные результаты, определяется наилучший поставщик, с которым в последующем заключается гражданско-правовой договор.
Если поставщик набирает по нижней границе 1-2 балла, его исключают из оценки поставщиков. В случае исключения поставщика из расчета оценки поставщиков, производится поиск альтернативного поставщика. Низкая граница оценки может быть обусловлена географическим расположением поставщика, сроком поставки, нарушение надежности поставки в опыте работы.
5) Оценка поставщиков (по торгам и запросам котировок).
Комиссия рассматривает заявки на участие в торгах на соответствие требованиям, установленным документацией, и соответствие участников размещения заказа требованиям, установленным Заказчиком.
Критерии оценки поставщиков:
• функциональные характеристики (потребительские свойства) или качественные характеристики товара;
• качество работ, услуг и (или) квалификация участника конкурса при размещении заказа на выполнение работ, оказание услуг;
• расходы на эксплуатацию товара;
• расходы на техническое обслуживание товара;
• сроки (периоды) поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
• срок предоставления гарантии качества товара, работ, услуг;
• объем предоставления гарантий качества товара, работ, услуг.
6) Исполнение контракта.
По итогам закупок учреждения-заказчики заключают договоры или контракты с поставщиками (исполнителями, подрядчиками).
Государственный или муниципальный контракт заключается на условиях, указанных в поданной участником размещения заказа, с которым заключается контракт, заявке на участие в торгах и в документации. При заключении государственного или муниципального контракта цена такого контракта не может превышать начальную (максимальную) цену контракта (цену лота), указанную в документации.
7) Регламентирование закупок.
Закупки для учреждений здравоохранения в РФ осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее Закон № 44-ФЗ).
В соответствии с Законом № 44-ФЗ бюджетные организации используют конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), такие как конкурс, аукцион, запрос котировок, запрос предложений или осуществляют закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) при наличии оснований.
Если бюджетное учреждение получает средства в виде грантов, является исполнителем по контракту и привлекает иных лиц для исполнения своих обязанностей по контракту или получает средства от предпринимательской дея в рамках уставных целей (например, средства от предоставления платных медицинских услуг), то закупки за счет указанных выше средств могут осуществляться в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «Озакупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» по Положению о закупках, разработанному бюджетным учреждением.
Система государственных закупок сегодня находится в состоянии постоянно развивающейся нормативной правовой базы контрактной системы. В соответствии с вступившим в силу с 1 января 2014 г. Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» все стадии закупочного цикла (от планирования закупки до исполнения контракта) требуют от специалистов, осуществляющих ту или иную закупку, новых подходов к организации собственной деятельности. Данный факт выдвигает среди основных направлений развитие качества, эффективности и результативности закупочной деятельности как одно из самых актуальных в управлении закупками.
В соответствии с пунктом 4 статьи 3 Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее закон № 44-ФЗ) участником закупки может быть любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы, за исключением юридического лица, местом регистрации которого является государство или территория, включенные в утверждаемый в соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 284 Налогового Кодекса РФ перечень государств и территорий, предоставляющих льготный налоговый режим налогообложения и (или) не предусматривающих раскрытия и предоставления информации при проведении финансовых операций (офшорные зоны) в отношении юридических лиц (оффшорная компания). Также по общему правилу заказчик вправе закупать как товары российского происхождения, так и происходящие из иностранных государств, поскольку общего запрета на закупку товаров иностранного происхождения Закон № 44- ФЗ не содержит.
Однако существуют исключения, а именно предусматривается право федеральных органов исполнительной власти устанавливать ограничения допуска товаров, происходящих из иностранных государств, для целей осуществления закупок. Предусматривается право федеральных органов исполнительной власти устанавливать ограничения допуска товаров, происходящих из иностранных государств для целей осуществления закупок.
Существует определенная проблема при применении режима национального требования в ходе осуществления государственными бюджетными учреждениями здравоохранения процедуры закупки медицинских изделий, включенных в перечень, названных выше нормативно-правовых актов.
Осуществляя закупку медицинских изделий, попадающих под ограничения и запреты в соответствии с Приказом № 155 и Постановлением № 102, заказчик обязан устанавливать в аукционной и (или) конкурсной документации данные запреты и ограничения, но на практике они применяются не всегда, в силу отсутствия профессиональных стандартов по подготовке профильных специалистов в сфере закупок, отсутствия любого вида ответственности за не применение режима национального требования, отсутствие четко регламентированных правил контроля за государственными бюджетными учреждениями здравоохранения.
Неприменение норм нормативных актов устанавливающих запреты и ограничения для определенных видов медицинских изделий может привести к тому, что осуществляя закупку в соответствии с Приказом № 155 преференции в виде 15 % от суммы, предложенной иностранным производителем, победившим в электронном аукционе при условии, что второй участник предлагает товар российского производства, не будут применены, что скажется на неэффективном использовании бюджетных средств, за счет которых осуществляется закупка медицинского изделия.
8) Анализ результатов (аудит в сфере закупок товаров, работ, услуг):
• входной контроль закупок;
• мониторинг использования закупленных медицинских изделий, контроль проведения планового обслуживания и замены дорогостоящих запасных частей;
• формирование аналитической отчетности.
Входной контроль закупок включает анализ сопроводительной документации, визуальный контроль закупок. При получении предмета закупки ответственное лицо проверяет состояние закупки и ее соответствие нормативной документации. При визуальном контроле отмечают характерные или нехарактерные внешние признаки закупки.
Обнаруженные структурными подразделениями Центра дефекты товаров или оборудования при вводе в эксплуатацию оформляются актами и передаются в отдел организации размещения государственных заказов для формирования претензий.
Итак, можно сделать вывод о том, что представленных механизм реализации системы закупок в бюджетных учреждениях применяется во всех медицинских учреждения на территории Российской Федерации. Данный механизм постоянно совершенствуется в результате разработки и принятия новых нормально-правовых актов и законов.
Остальные части данного отчета по практике: