Раздел 2. Организация работы отдела управления проектами
2.1. Организация транспортного процесса
Транспортный процесс в ООО «Новый Арбат» состоит из следующих основных этапов:
1) погрузка грузов в пункте отправления;
2) перемещение между пунктами отправления и назначения;
3) выгрузка в пункте назначения.
Каждый из этапов слагается из ряда операций.
Погрузка груза включает в себя работы и затраты по подготовке груза к отправлению, закреплению, взвешиванию, подсчету, оформлению транспортной документации
Для перемещения выбирается тип автотранспорта (грузовой или легковой), маршрут движения, обеспечивается безопасность движения и сохранность груза, заправка транспортных средств горюче-смазочными материалами и т.д.
При выгрузке производится ознакомление грузополучателя с товарно-распорядительными документами, взвешивание и подсчет груза, выявление порчи или потерь.
Особенностями автомобильного транспорта, который использует ООО «Новый Арбат» для перемещения своей продукции, является:
более высокая маневренность и скорость доставки грузов, чем на других видах транспорта (железнодорожном, речном, воздушном);
дает возможность доставлять грузы от склада отправителя до склада получателя, минуя перепогрузочные операции;
отличается высокой себестоимостью, выгоден для транспортировки грузов на короткие расстояния (до 300 км) и небольшими партиями.
Закупочная деятельность — это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.
2.2. Организация закупочной деятельности
Закупки — это процесс получения необходимого по качеству и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.
Закупочная деятельность ООО «Новый Арбат» базируется на следующих основных принципах:
целевое и экономически эффективное расходование денежных средств при проведении закупок товаров, работ, услуг;
информационная открытость, выбор поставщика на основе преимущественного применения открытых закупочных процедур;
равноправие, справедливость, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам;
выбор поставщика на основе наилучшего соотношения цены и качества предлагаемой продукции, условий ее поставки и оплаты, а также надежности поставщика;
применение современных информационно-телекоммуникационных технологий, средств электронной коммерции, электронного документооборота, автоматизация основных этапов проведения закупочных процедур.
Процесс закупочной деятельности в ООО №Новый Арбат» реализуется в несколько этапов:
1 — Определение потребности в материальных ресурсах.
2 — Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
3 — Анализ и определение возможных источников снабжения.
4 — Определение цены и условий закупок.
5 — Подготовка и размещение заказа на закупку.
6 — Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
7 — Получение и проверка товаров.
8 — Обработка счета и оплата.
9 — Учет поступлений материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения общей потребности организации и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.
Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого менеджер по закупкам ведет, список (каталог) постоянно закупаемых товаров, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, у менеджера по закупкам имеется информация о действующих контрактах с поставщиками, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа. Важным требованием формы заказа на закупку является наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты.
После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа — это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
Важный этап — оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются:
гарантия получения заказа;
проверка качества;
подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов;
отправка их далее к месту назначения (на склад);
регистрация необходимой документации.
Счет на оплату обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимые сведения вносятся в систему 1С.
Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а ООО «Новый Арбат» — принять и оплатить эту продукцию.
2.3. Управление запасами в организации
Основная цель управления запасами в ООО «Новый Арбат» – обеспечение производственных процессов и снижение сопутствующих затрат. Конечной целью является извлечение прибыли, обеспечение стабильности работы организации.
Под управлением понимается расчет норм запаса, контроль над фактическими объемами, своевременное пополнение запасов. Налаженная политика необходима для достижения следующих конкурентных преимуществ:
сокращение излишек ТМЦ.
повышение скорости товарооборота;
уменьшение затрат компании на хранение ТМЦ;
оптимизация налогообложения.
сокращение потерь, возникающих вследствие порчи или износа резервов.
Управление запасами в ООО «Новый Арбат» происходит согласно следующему алгоритму:
1) анализ объема запасов за предыдущий период. В ходе этого этапа устанавливается действительно нужный объем снабжения. Также определяется эффективность его использования;
2) определение целей использования резервов. К примеру, это может быть максимальное обеспечение производства в текущий момент, установление размера снабжения в сезонный период;
3) оптимизация объема запасов для обеспечения основного производства. То есть определяется тот размер запасов, который необходим для бесперебойной работы организации, чтобы не было их излишков или нехватки.
При определении оптимального объема запасов ООО «Новый Арбат» руководствуется следующими критериями:
ценовая политика производителя;
особенности закупки продукции;
внешние факторы. В частности, текущий уровень конкуренции.
Оптимизация включает в себя анализ данных. Это подразумевает следующие процедуры:
анализ спроса. Нужно точно выявить уровень текущего спроса на продукцию. На основе выполненного анализа предприятие сможет закупать именно то число запасов, которое получится продать до будущей закупки;
расчет страхового запаса. В рамках расчета нужно учесть все факторы, влияющие на реализацию. К примеру, это может быть сезонный спрос, поведение потребителей. Расчет может выполняться на основании этих стратегий: увеличение прибыли, уменьшение объема закупок, снижение затрат на хранение, удовлетворение нужд потребителей;
анализ излишков и дефицита. Это обеспечит уменьшение вероятных рисков;
оптимизация товарной линейки. Определяются товары с хаотичным или стабильным спросом;
управленческая отчетность. Вся информация поставляется руководству в форме отчетности. Своевременное определение отрицательных тенденций позволяет быстро стабилизировать производство, не допуская существенных убытков.
Именно на основании собранной информации в ООО «Новый Арбат» осуществляется управление запасами. Что касается стратегии управления запасами, организация придерживается умеренного типа. Данная стратегия подразумевает средние риски и среднюю рентабельность.
2.4. Организация складского хозяйства
Складские помещения ООО «Новый Арбат» служат для приемки поступающих от поставщиков продуктов, сырья и полуфабрикатов, их краткосрочного хранения и отпуска. Складские помещения организации размещаться в отдельных помещениях и имеют связь с производственными помещениями. Компоновка складских помещений производится по направлению движения сырья и продуктов при обеспечении наиболее рационального выполнения складских операций и погрузочно — разгрузочных работ.
Склад ООО «Новый Арбат» обрабатывает три вида материальных потоков: входной, выходной и внутренний.
Наличие входного потока означает необходимость разгрузки транспорта, проверки количества и качества прибывшего груза. Выходной поток обусловливает необходимость погрузки на транспорт или отпуск на производство, внутренний — необходимость перемещения груза внутри склада.
В целом, комплекс складских операций в ООО «Новый Арбат» представляет собой следующую последовательность:
1) разгрузка транспорта;
2) приемка товаров;
3) размещение на хранение;
4) отпуск товаров из мест хранения;
5) внутрискладское перемещение грузов.
Состав и площади складских помещений ООО «Новый Арбат» устанавливаются согласно Строительным нормам и правилам проектирования предприятий общественного питания (СН и ПП — Л8 — 71)
Для хранения продуктов на складе оборудованы две камеры:
одна — общая охлаждаемая камера для кратковременного хранения полуфабрикатов, кисломолочной продукции, гастрономических продуктов и др.;
вторая — неохлаждаемая камера — для нескоропортящихся продуктов.
К оборудованию складских помещений ООО «Новый Арбат» относятся стеллажи и подтоварники для размещения и хранения продуктов, весоизмерительное, подъемно — транспортное и холодильное оборудование.
Складские помещения оснащены необходимым инвентарем, инструментом для приемки сырья, его хранения и отпуска.
Внутренняя планировка склада ООО «Новый Арбат» отвечает следующим требованиям:
обеспечивает наиболее рациональное размещение и укладку товаров;
исключает отрицательное влияние одних товаров на другие при хранении;
не допускает встречных, перекрестных движений товаров;
обеспечивает возможность применения средств механизации и автоматизации, современных технологий.
Остальные части данного отчета по практике: