Раздел 3. Общая характеристика управления проектами в ООО «Новый Арбат»
3.1. Основные этапы реализации плана закупок
Для определения этапов размещения закупки товаров и услуг менажёра ООО «Новый Арбат» проводит анализ уже осуществлённых закупок за конкретный период по конкретному направлению и в целом по компании. Он анализирует деятельность организации за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода, чтобы правильно запланировать этапы тендера.
При наличии потребности в товарах (работах, услугах) менеджер формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).
В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) менеджер доводит эту потребность до директора с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.
Директор оценивает необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки. В случае согласования данной закупки она включается в план закупок на предстоящий закупочный период.
Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается директором ООО «Новый Арбат». При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок менеджер обосновывает перед директором необходимость таких изменений.
До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок менеджер отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок.
Далее производится прием заявок потенциальных поставщиков, оценка и ранжирование этих заявок, выбор и объявление победителя закупки, направление ему договора для подписания.
После подписания договора с поставщиком менеджер обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица ООО «Новый Арбат» акты, свидетельствующие об исполнении договора.
Далее менеджер анализирует результаты закупок за определённый отрезок времени и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.
Эффективность работы менеджера по закупкам оценивается следующими показателями:
сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
допустимые уровни брака закупаемой продукции;
доля закупок, совершенных вовремя;
число ситуаций, когда нужного товара не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
число полученных и обслуженных заявок;
доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.
3.2. Мониторинг рынка, анализ основных поставщиков, товарного предложения, цены на товары
Среди организаций, поставляющих товары ООО «Новый Арбат», — надежные партнеры, выполняющие заявки в срок. Доставка товара производится самими поставщиками.
Поставщиками магазина являются предприятия Калининградской области, Светлогорского района и города Светлогорска. ООО «Новый Арбат» закупает сырье у поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, у оптовых фирм и частных предпринимателей.
Основные поставщики организации – базы практики представлены в таблице 1.
Таблица 1 — Основные поставщики ООО «Новый Арбат»
Поставщик Поставленная продукция
ООО «Опторг» Мука в/с, маргарин, масло растительное
ООО «Наш продукт» Яйца куриные отборные, 1 и 2 сорт
ИП Молчанова Масло сливочное
ООО «Талисман» Дрожжи прессованные
ИП Шаповалов Сахар
ООО «Эко» Упаковочная тара
ООО «Октан» Какао бобы и порошок
ООО «Светлогорское плюс» Пищевые добавки и приправы для изготовления кондитерских изделий
Перед тем, как начать сотрудничество тем или иным поставщиком, закупить новый товар, менеджер по закупкам проводит анализ коммерческих предложений и характеристик товара (см. рисунок 1). В особенности это относится к технологическому оборудованию, которое используется в ООО «Новый Арбат».
Рисунок 1 — Коммерческие характеристики товара
3.3. Оценка эффективности закупочной деятельности организации
Закупка товаров осуществляется в размерах, обеспечивающих стабильное поступление сырья в ООО «Новый Арбат». На основе данных покупательского спроса ведется поиск поставщиков.
Большое значение при выборе поставщика товаров имеют качественные параметры предлагаемых к реализации товаров, их предъявляемому спросу, возможности рекламных мероприятий и, конечно же, ценовой фактор. Все это характеризует престижность поставщика товаров.
Менеджер ООО «Новый Арбат» постоянно анализируют рекламные объявления в средствах массовой информации, в том числе и поставщиков-посредников, следит за другой информацией о производстве и оптовой продаже товаров. Тщательный анализ полученной информации позволит предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.
К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимаются складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе поставок товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения. Регулирование таких отношений осуществляется с помощью правовых норм гражданского законодательства. При этом существенно повышает роль договоров поставки товаров.
Договоры на поставку товаров в ООО «Новый Арбат» заключаются в соответствии с ГК РФ, только в письменной форме. Оговариваются условия поставки. Договоры заключаются на основании плановых заданий обычно на каждый год или на более короткий срок (сезон, квартал и т.д.).
По договору поставки продавец обязуется поставить товар, а покупатель — принять и оплатить товар в количестве, ассортименте и сроке, согласованные в спецификации, являющейся неотъемлемой частью договора. В договоре определяется способ поставки товаров: централизованная доставка автомобильным транспортом.
Поставщик обязан предоставить по требованию покупателя ГОСТ, ТУ, сертификат соответствия или гигиенический сертификат, а также другие документы, подтверждающие качество товара и содержащие информацию о товаре.
Цены на товары устанавливаются по согласованию сторон на момент отгрузки товара. Цены по договору указываются с учетом НДС. При изменении цен поставка товара производится только после согласования цен с покупателем. Ответственность за формирование отпускных цен несет поставщик.
Доставка товара производится поставщиком и за его счет. ООО «Новый Арбат», в случае отнесения на него расходов по доставке, оплачивает их при наличии обосновывающих документов.
Также в договоре оговаривается срок, в течение которого поставщик обязуется заменить некачественный товар на качественный с момента получения извещения об обнаружении брака, иначе стоимость брака и расходы покупателя учитываются сторонами при взаиморасчете. Некачественный товар подлежит возврату поставщику за его счет.
Поставщик, оставаясь собственником товара до его оплаты, предоставляет покупателю право распоряжаться полученным товаром по своему усмотрению. Риск случайного повреждения товара переходит на покупателя с момента сдачи товара на склад покупателя.
Все споры между сторонами рассматриваются в арбитражном суде по месту нахождения ответчика. До обращения в арбитражный суд стороны соблюдают претензионный порядок урегулирования споров. Срок рассмотрения претензий — 30 дней. Также указывается срок действий договора и реквизиты сторон.
Своевременная и равномерная поставка сырья в ООО «Новый Арбат» обеспечивает успешное выполнение плана производства и качественное обслуживание покупателей. Таким образом, можно сделать вывод о том, что организация ведет эффективную закупочную деятельность.
Остальные части данного отчета по практике: